Hva bør du se etter i en rapporteringsløsning?

For å holde seg konkurransedyktig, er evnen til å avdekke forandringer i markedet, og være omstillingsdyktig svært viktig. For å følge med på den stadige utviklingen, kunne avdekke nye trender, og sitte på oppdatert informasjon, er god innsikt i relevante data en forutsetning. Hvilket rapporteringsverktøy du har tilgang til, kan bli avgjørende i denne sammenheng. Valg av finansiell rapporteringsverktøy kan være vanskelig – som alle andre bedrifter, ønsker du å ta faktabaserte beslutninger basert på kunnskap om akkurat din virksomhet.
Under har vi listet opp 9 funksjoner det er viktig å kjenne til når du skal velge rapporteringsløsning, for å sørge for at løsningen du velger gir den beste tilgangen på relevant informasjon for deg og din bedrift.

1.    100% integrert med ditt ERP-system – Alle tabeller og felter fra økonomisystemet bør være tilgjengelige for sluttbruker. Data fra økonomisystemet bør også kunne integreres med elektronisk dokumentsenter og andre datakilder, slik at spredt informasjon samles på et sted, og gir muligheten for å skape én rapporter som inneholder informasjon fra ulike datakilder.
Med engang det skjer endringer i økonomisystemet, bør dette også være tilgjengelig i rapporteringsløsningen umiddelbart.

2.    Webbasert løsning –  Vi jobber i en verden som krever at du skal være «online» hele tiden for å følge med og være effektiv. Dermed bør rapporteringsløsningen du er ute etter, også være på web. Det skal være så enkelt som at du via en nettleser, eller app, skal kunne se, kjøre og distribuere rapporter.

3.    «Live»-rapportering – Rask endringstakt, og stadig høyere krav til prestasjoner og ytelse, har medført at rapportering på sanntidsdata ikke lenger er et ønske, men et krav. Et effektivt rapporteringsverktøy bør gi oppdaterte data, slik at du hele tiden sitter på korrekt informasjon fra økonomisystemet. Du bør også kunne lage rapporter på «live» data, slik at du enkelt kan kontrollere at rapporten henter opp de tallene du forventer.

4.    «Live»-registrering av budsjettdata – Fordelen ved å bruke et verktøy som kan tilby en webbasert budsjettløsning, er at du kan registrere budsjettdata på web i din nettleser, med direkte tilbakelagring til økonomisystemet. Dermed er budsjettdata tilgengelig fra økonomisystemet i det sekundet du trykker på lagreknappen i din nettleser.

5.    Fleksibilitet til å lage rapporter slik du vil – Standardrapporter og standardmodeller kan være et godt utgangspunkt når du vil tilpasse rapporter til din bedrift – for i mange tilfeller har du behov for å skreddersy dine egne rapporter for å få best mulig tilgang på relevante data. Da er det svært viktig at du har et verktøy som er fleksibelt, slik at du selv kan lage akkurat de rapportene du ønsker.

6.    Fleksibilitet til å lage budsjetter slik du vil – Du bør også kunne skreddersy budsjettformularer, med direkte tilgang til økonomisystemet. Dersom du lager budsjetter i Excel, bør løsningen du velger også ha mulighet for å benytte eksisterende budsjetter du har i Excel. Ta også hensyn til at løsningen fritt lar deg velge detaljeringsnivå på budsjettdataene, og utforming av budsjettmodell.

7.    Automatisk publisering av rapporter – Rapporter skal kunne kjøres og distribueres på forhåndsdefinerte tidspunkt, eller manuelt distribueres etter behov. Løsningen du velger bør kunne loggføre alle kjøringer, slik at du enkelt kan se når kjøringen fant sted, og hvem som har mottatt hvilke rapporter.

8.    Visuell presentasjon av data – Et annet viktig aspekt ved rapportering er visualiseringen av data. Det bør være mulig å bygge visuelle dashboards, som presenterer nøkkeltall, trender og utfordringer på en intuitiv og brukervennlig måte. Gjennom diagrammer kan informasjon spres på en enkelt forståelig måte i bedriften. God informasjonsdeling internt kan igjen bidra til mer faktabaserte avgjørelser fra den enkelte ansatte.

9.    Konsernrapportering – Ofte innebærer en organisasjonsstruktur et morselskap med flere datterselskaper. Det er da viktig å kunne rapportere på tvers av disse selskapene. Rapporteringsløsningen du velger bør da kunne aggregere data fra alle datterselskapene, eliminere konserninterne transaksjoner og ta hensyn til valutakonverteringer.