Drukner du i manuelle budsjettprosesser? Du er ikke alene.
- Skrevet av Kimberly Phan
- 12/03/2021
Med teknologiens fremskritt har også bedrifter gjort betydelige investeringer i software for å kunne jobbe smartere og mer effektivt. Likevel bruker fremdeles mange Excel og andre statiske regneark-systemer for rapportering og budsjettering.
En gang i tiden var Excel ene og alene det beste verktøyet for budsjettering. Arbeidsmarkedet i dag stiller imidlertid andre krav enn tidligere. Mange trenger å samarbeide mer og håndtere store datamengder. I tillegg har ansatte en forventning om at de ikke skal sitte med manuelle og gjentakende oppgaver. Dermed klarer ikke verktøy, som Excel, å gi bedriftene det frasparket de trenger for å jobbe automatisert og smart.
I en artikkel i The Wall street journal sier Mark Garrett, CFO i Adobe Inc:
«Jeg vil ikke at de som jobber med budsjettering bruker tiden sin på å importere og eksportere og manipulere data, jeg vil at de skal fokusere på hva dataene forteller oss».
Bedrifter som bruker statiske regneark for en prosess som egentlig skal være dynamisk og normalt sett et samarbeid mellom flere personer, er dømt til å gjøre feil.
Hvorfor bør du slutte å bruke Excel manuelt som et budsjettverktøy?
- Ifølge en rapport fra MarketWatch, inneholder nesten 90 % av alle excelark manuelle feil i celler og formler.
- Du og kollegaene dine sparer masse tid på manuelt eksportere, importere og samle data.
- Du får mer kontroll, samtidig som du kan ha løpende oversikt over bedriftens kostnader og og fremtidige inntekter.
- Datasikkerhet og tilgangsstyring – du slipper å holde styr på mange ulike versjoner av budsjettarkene og hvem de er hos.
- Data i statiske Excel-ark er adskilt fra andre viktige datakilder som bedriften har.
Kjenner du deg igjen?
Sitter du fortsatt og kopierer tall fra mange dokumenter for å samle det inn i ett budsjett? Må du også distribuere utallige budsjettark til ulike ansatte/interessenter, sørge for at de blir fylt ut og sendt tilbake? Må du godkjenne hver linje, fra alle avdelinger?
Kanskje du sitter og spør deg selv «det må da finnes en enklere måte å gjøre dette på»?
Jo, klart det finnes enklere løsninger. Først og fremst må du finne ut av om dere har riktig verktøy i kassen. Det handler ikke om å ha «enda et system», men å utnytte verktøyene som er tilgjengelige for deg.
Hva er løsningen? Fra Excel til skyen
Se på skybaserte systemer som er bedre egnet til å administrere og integrere store datamengder. Med skybaserte budsjetteringsverktøy kan du automatisere en rekke økonomiske oppgaver. Dette gjør det mye enklere å unngå feil!
Ved å flytte ut av Excel og inn i et dynamisk og mer fleksibelt system, øker dere ikke bare datasikkerheten. Dere kvitter dere samtidig med bryderiet med at flere personer jobber i døde regneark.
