Del 2: Hvilke rapporter gir best innsikt for den økonomiske situasjonen i din bedrift?​

Tips til forbedring av dine rapportering- og analysebehov.

I denne delen, vil vi dele tips om hvilke typer rapporter du kan bygge, som vil gi deg best oversikt for det økonomiske bildet. Vi vil å gi deg ideer til innhold for ditt eget rapportbibliotek, på bedriftsnivå og avdelingsnivå.

Rapporter du bør ha på bedriftsnivå

Avviksrapport for nøkkeltall

Tanken bak denne type rapport er at travle ledere ikke trenger å logge inn i et system for aktivt å overvåke de viktigste målene sine. Istedenfor bruker de et verktøy som OneStop Reporting til å konfigurere og overvåke nøkkeltall, samtidig kan de motta automatiske daglige e-poster med avviksrapporter. Hvis en annen leder eier nøkkeltallet, kan hun eller han ha skrevet inn en forklaring på variansen slik at det kommer med som en kommentar i rapporten.

Nøkkeltallsrapporter med kommentarer

Denne rapporten gir en strukturert liste over alle nøkkeltallene for et forretningsområdet. På denne måten kan man enkelt få oversikt over disse beregningene, og ha mulighet til å gå videre inn i enkelte nøkkeltall for dypere analyse. Det bør finnes muligheter for å legge inn kommentarer i denne nøkkeltallsrapporten, slik at brukeren kan legge inn notater og dermed gjøre det mulig for kollegaene å se disse når det er nødvendig.

Resultatrapport med kommentaranalyse

Denne er sjeldent brukt, men en svært verdifull rapport. Med denne type rapport kan en bruker samle opp kommentarer på tvers av avdelinger, da disse sannsynligvis representerer viktige punkter. Etter en tid, kan brukeren analysere om noen av problemene er tilbakevendende.

Ledelsesrapport

Denne rapporten bør gi all relevant informasjon for en bestemt type leder (produkt, salg, tjenester, osv.) på en enkelt side, i et lettlest format.

Dashboard for økonomisjefen

Denne rapporten inneholder et sammendrag av finansiell informasjon knyttet til inntekter, likviditet, gjeld og fordringer. Dette dashboardet bør ha et spesielt fokus som enten gjelder en persons ansvar eller gir et i-dybden-fokus på et bestemt forretningsområde, slik som produkter, kunder, prosjekter osv.

rapporter salgsdashboard

Her er et eksempel på et dashboard for økonomisjefen

Dashboard for styringsmål

Dette dashboardet fokuserer på ytelsen til din egen organisasjon. For eksempel, kan styringsmål dashboardet overvåke bedriftens ytelse i forhold til konkurrenter eller bransjens gjennomsnitt, når det er tilgjengelig.

Avviksrapport for hovedbok

Denne rapporten gir ledere et verktøy for å finne viktige problemer på tvers av hele organisasjonen. Den viser alle avvik, fordelt på alle avdelinger og datterselskaper i en enkel rapport.

Beslutningspakke

Ofte er ledere for travelt opptatt eller kanskje de ikke har kunnskap eller verktøy til å raskt analysere viktige områder for forretningsenheten. En «Beslutningspakke» samler alle viktige rapporter i en enkel rapportpakke eller presentasjon. Noen rapporteringsverktøy kan produsere dette automatisk som arbeidsbøker i Excel eller i OneStop Reporting, der man kan sette opp egne pakker og spillelister.

Rapporter du bør ha på avdelingsnivå

Avdelings Dashboard – Produktsalg

Dette dashboardet er målrettet mot et enkelt område som for eksempel salg, ut ifra et produktperspektiv.

Transaksjonsrapport – Produktsalg

Transaksjonsrapporter finnes i alle økonomisystemer slik at man kan gjennomgå og analysere detaljerte data. Men denne typen rapport blir spesielt slagkraftig i ett system når det er knyttet til en nøkkeltallsrapport eller et dashboard. Ved å la ledere få tilgang til et slikt rapporteringssystem og få all den informasjonen de trenger, sparer man både tid og penger på programvarelisenser, og han eller hun trenger ikke å bytte til økonomisystemet for analyse på transaksjonsnivå eller stoppe analysen for å be om denne informasjonen fra regnskapsavdelingen.

Operasjonelle resultatrapporter

Selv om alle bedrifter kan produsere resultatrapporter på bedriftsnivå relativt enkelt, krever det vanligvis mer arbeid å lage rapporter som måler lønnsomhet etter produkt, kunde, prosjekt eller avdeling, vanligvis fordi de fleste bedrifter ikke bokfører alle sine utgifter etter forretningsområde. Men dette kan være svært verdifull informasjon. Derfor bør et godt rapporteringsverktøy kunne levere avanserte resultatrapporter som filtrerer denne informasjonen, og dermed enkelt kunne produsere en rekke ulike lønnsomhetsrapporter.

Drill-down

Det kan være veldig nyttig for enhver som trenger informasjon å ha dashboards og rapporter lett tilgjengelige i et rapporteringssystem. På grunn av mangel på tid, ferdigheter eller tilgangsrettigheter kan analysen noen ganger bli litt amputert fordi den stopper ved en transaksjon. Et moderne rapporteringsverktøy gir deg mulighet til å drille ned på kryss og tvers i rapporter. 

Drill-down med bilagsvisning

Et økende antall selskaper går for papirløse løsninger på mange områder. Dette innebærer ofte å anskaffe et dokumenthåndteringssystem som kan administrere skanning, arkivering av bilag, og knytte dem tilbake til økonomisystemet. Fra et styringsperspektiv inneholder disse skannede dokumentene ofte detaljert informasjon, men som ikke alltid er presentert på en nyttig måte eller enkelt kan tilgjengeliggjøres. Ved enklere tilgang til disse dokumentene kan brukere spare tid og forbedre analysen ved å ikke være avhengig av regnskapsavdelingen.

Kunde360 rapport

«Kunde360 rapport» refererer til en type rapport som skal gi en 360 graders visning av en kunde. Som følge av at bedrifter automatiserer sine administrative og operasjonelle prosesser med forskjellig sky- eller on-premise systemer, er det stadig mer data tilgjengelig om kunder, produkter, selgere, osv. All denne informasjonen er samlet i en database, vanligvis en datalagring støttet av en rapporteringsløsning, og kan deretter hentes ut i en rapport. Denne type rapport kan gi nøkkelinformasjon om en bestemt kunde samtidig som all annen informasjon også tas med i betraktning (salg, kundefordringer, osv.), og gir en rangering av kunder.

Bedrifter er avhengige av god rapportering for å kunne ta riktige beslutninger.

Det finnes mange tilgjengelige rapporter som beviser at en god rapporteringsløsning enkelt kan gi full innsikt. Fra lett identifiserbare og gjentatte problemer på tvers av ledere/avdelinger, til å kunne beregne bestemte kunder eller prosjekters lønnsomhet, viser rapporttypene beskrevet ovenfor verdien av å bruke forskjellige typer rapporter. Hvis du trenger hjelp, har OneStop Reporting et team av erfarne fagfolk som kan få bedriften din i gang med å bygge den rette modellen for deg.

Gode rapporter styrer bedriften i riktig retning!

Du kan teste ut produktet selv, helt gratis i 30 dager - ingen forpliktelse. Se selv hvordan OneStop Reporting er et fleksibelt verktøy for rapportering og budsjettering.