Tre faktorer å vurdere ved innkjøp av Business Intelligence-løsning

Som kjent er prosesser rundt valg av nye bedriftsløsninger omfattende – særlig krevende er valget av et nytt Business Intelligence (BI)-verktøy som gjerne skal møte alle ansattes behov, i tillegg til å være godt integrert med ERP-systemet.


Om det er MS Dynamics-, AX-, NAV- eller Visma-familien, eller om det er skybaserte ERP-systemer som Tripletex eller Xledger, er det å finne BI-løsningen som gir deg optimalt styring, en omstendig prosess.

Ofte gjennomføres det flere salgs-pitcher og demoer fra ulike BI-leverandører, som gjerne presenteres for flere ledd i selskapet. Det krever både tid, penger og energi. Hvilke faktorer bør vektlegges i denne prosessen?

Ved å finne nøkkelfaktorer som er avgjørende for at ditt selskap skal lykkes med sin strategi, kan du lettere peile ut hvilke BI-løsninger som imøtekommer dine behov, og dermed bidrar til merverdi for selskapet.

Med denne artikkelen prøver vi altså å kartlegge de viktigste faktorene og spørsmålene du bør stille, før du går til innkjøp av ny BI-løsning.

  1. Kunnskap og erfaring

I valget av BI-løsning er gode fagkunnskaper og erfaring hos leverandøren viktig. Det å få riktig og god hjelp når du har behov for det, kan være en kritisk suksessfaktor.

For å få bedre innsikt i kundehåndtering og fagkompetanse kan du undersøke leverandørens supportside og kundeforum. Du kan også ta kontakt med BI-leverandøren direkte, og be dem skissere et forslag til hvordan de kan bidra til at ditt selskap når sine mål. Dette kan gi en god indikasjon på om BI-løsningen innehar produkter som bidrar til økt performance management (ytelsesstyring) for deg. Når det gjelder kundeerfaringer er det gjerne en svært god måte å innhente troverdig og pålitelig informasjon på. Det å dra nytte av andres erfaringer er gull verdt.

Når du har foretatt en slik enkel analyse av hvilken BI-leverandør som best imøtekommer dine behov hva gjelder kunnskap og erfaring, kan neste steg være å finne ut av hvor brukervennlig løsningene som tilbys er.

  1. Brukervennlighet

For å få god utnyttelse av BI-løsningen er brukervennlighet trolig også en avgjørende faktor. Det er viktig at ansatte forstår hvordan de skal manøvrere i produktene, og at funksjonaliteten oppleves intuitiv. Dersom sistnevnte ikke er tilfelle, kan det hindre aktiv bruk, og løsningens potensiale kommer aldri frem.

For å avgjøre brukervennligheten kan en evaluering av hvor lang tid det tar «å komme ordentlig i gang» med løsningen være en god indikator. Hvor lang tid det tar kan være svært forskjellig fra system til system – kreves det en omfattende installasjon med mye ekstern bistand? Eller er installasjon noe du enkelt kan gjøre og forstå på egenhånd? Etter at installasjonen er fullført, hva gjenstår før dere får utnyttet løsningen? Tilbys det et sett av ferdige rapporter og budsjetter slik at du med engang er «oppe og går»? Hvor krevende er det å skreddersy egne rapporter/budsjetter? Dette er spørsmål som gir en god indikasjon på hvor ressurskrevende systemet du velger er.

Samtidig som du vurderer brukervennlighet er trolig også pris en sentral faktor. For mange kan prisen for BI-løsningen bli avgjørende dersom midlene man har til rådighet er begrenset.

  1. Pris

Når det gjelder prising er det gjerne stor variasjon mellom de ulike BI-leverandørene. Det kan derfor være lurt å gjøre en grundig research her. Det som innledningsvis ser billig ut, kan ende opp med å bli en dyr investering avhengig av typen prising – fastpris, månedlig avgift, vedlikeholdskostnader, pris pr. bruker osv. Dersom det tas betalt pr. bruker og du skal ha mange brukere i systemet, kan det lønne seg å velge en leverandør som tilbyr en noe høyere fastpris som betales en gang. Det å kartlegge hvor mange produkter i leverandørens produktsuite dere har behov for kan også få stor innvirkning på sluttsummen.

Spørsmålene nevnt over gir deg en god start for å få oversikten over det totale prisbildet.

Oppsummering

Det finnes utallige faktorer og spørsmål å ta hensyn for å avdekke BI-løsningen som best imøtekommer dine behov. Vi håper denne artikkelen har gitt deg noen forslag til hvor du kan begynne denne prosessen. Gode fagkunnskaper, erfaring, brukervennlighet og prising er faktorer vi tror er særlig viktige å ta hensyn til.

Er det rapportering og/eller budsjettering vi ønsker? Er gode analysemuligheter i form av grafiske fremstillinger viktig for oss? Bidrar enkel publisering av rapporter og budsjetter til økt verdi? Implementeringstiden er også noe som bør vurderes – hvor enkel anslår vi implementeringsfasen å være?

I forhold til dataintegrasjon, ønsker vi:

  • At løsningen skal kjøres live på ERP systemet, datavarehus eller i skyen?

Har vi kun behov for et produkt eller ville en komplett produktsuite vært mer nyttig?

Vi i OneStop Reporting hjelper dere gjerne å besvare disse spørsmålene, og still gjerne spørsmål om vår OSR komplette BI løsning for rapportering, budsjettering og analyse.

mindmap-2123973

 

 

 

Kontakt OneStop Reporting

For å justere tekststørrelsen, hold CTRL-knappen nede (for Windows-brukere) eller CMD-knappen (for Mac-brukere) mens du klikker pluss (+)-knappen for å forstørre nettsiden og innholdet.